ขอบเขตการประยุกต์ใช้งานฐานข้อมูล
การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูล
ฐานข้อมูลในปัจจุบันได้กลายเป็นส่วนประกอบสำคัญของการประยุกต์คอมพิวเตอร์ในด้านธุรกิจและการบริหารไปแล้ว ฐานข้อมูลช่วยในการเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกิดขึ้น และรวมไปถึงข้อมูลสรุปที่เกิดจากการนำข้อมูลพื้นฐานมาคำนวณ แยกประเภทและสรุปเป็นหมวดหมู่ต่างๆ เพื่อใช้ในการติดสินใจด้วย การประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลสามารถจำแนกตามลักษณะของข้อมูลได้ดังนี้
1. ฐานข้อมูลข้อความ เป็นฐานข้อมูลที่เก็บบันทึกข้อความต่างๆ เอาไว้ใช้อ้างอิง
2. ฐานข้อมูลภาพลักษณ์ เป็นฐานข้อมูลที่ผู้ใช้สแกน ภาพของเอกสารเข้าไปเก็บไว้เพื่อค้นคืนในทำนองเดียวกับฐานข้อมูลข้อความ แต่แตกต่างกันตรงที่ในกรณีของฐานข้อมูลภาพนั้น คอมพิวเตอร์ไม่รู้ว่า ภาพนั้นๆมีข้อความว่าอะไรบ้าง เพราะเอกสารที่คนเราอ่านออกนั้น เมื่อสแกนเป็นภาพแล้ว จะปรากฏต่อคอมพิวเตอร์เหมือนเป็นจุดขาวดำ หรือจุดสีที่ไม่รู้ว่าเป็นตัวอักษรอะไร ดังนั้นการค้นคืนจึงกระทำต่อตัวฐานข้อมูลภาพโดยตรงไม่ได้จะต้องอาศัยการเพิ่มคำสำคัญ (Keyword) เข้าไปในฐานข้อมูลด้วย เพื่อให้ดำเนินการค้นจากคำสำคัญนี้แทนการค้นจากภาพ ปัจจุบันสำนักงานเลขาธิการ ครม. ได้จัดเก็บมติ ครม. ทุกเรื่องเอาไว้ในฐานข้อมูลภาพ เพื่อช่วยในการค้นหาและติดตามการตัดสินใจของ ครม.
3. ฐานข้อมูลตัวเลข เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขเอาไว้มากยิ่งกว่า
4. ฐานข้อมูลองค์กร เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลต่างๆ ทั้งที่เป็นข้อความ ตัวเลข และภาพ ที่เกี่ยวข้องกับงานขององค์กรเอาไว้ เพื่อค้นคืนออกมาใช้ในการปฏิบัติงาน หรือในการบริหารตัดสินใจ ประโยชน์ของฐานข้อมูล
1.จัดเก็บและบันทึกข้อมูล ถ้าข้อมูลนั้นไม่ได้จัดเก็บและบันทึกไว้ ข้อมูลก็จะหายไปไม่สามารถนำมาใช้ได้ ซึ่งการจัดเก็บและบันทึก ทำให้การทำงานต่างๆ เป็นระบบดีขึ้น
2. ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เมื่อข้อมูลต่างๆ ถูกเก็บไว้ในที่เดียวกัน การซ้ำซ้อนของข้อมูลจึงลดลงได้
3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ เนื่องจาก หลักการของฐานข้อมูลคือ ดทำฐานข้อมูลเพียงชุดเดียวเพื่อให้ผู้ใช้หลายๆคนใช้ข้อมูลร่วมกัน ไม่มีระบบงานใดระบบงานหนึ่งโดยเฉพาะที่จะเป็นเจ้าของข้อมูลในฐานข้อมูลได้
4. ลดการขัดแย้งหรือต่างกันของข้อมูล เนื่องจากระบบงานต่างๆ เรียกใช้ข้อมูลเดียวกันในฐานข้อมูล จึงทำให้ไม่มีการขัดแย้งของข้อมูล เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูลใดข้อมูลหนึ่งในฐานข้อมูล
5. ป้องกันการแก้ไขข้อมูลต่างๆ ฐานข้อมูลจะยอมให้โปรแกรมหรือผู้ที่มีสิทธิในการแก้ไขข้อมูลเท่านั้นทำการแก้ไขได้
6. ความถูกต้องของข้อมูลมีมากขึ้น เนื่องจากข้อมูลต่างๆ ถูกเก็บรวมกัน การจัดขั้นตอนในการตรวจสอบข้อมูลที่จะนำมาปรับปรุงฐานข้อมูลว่าถูกต้องหรือไม่จะทำได้ง่ายขึ้น จึงทำให้ข้อมูลที่จะปรับปรุงฐานข้อมูลนั้นถูกต้อง และข้อมูลในฐานข้อมูลจึงถูกต้องและตรงกับความเป็นจริงไปด้วย
7. สะดวกในการสืบค้นข้อมูล ก่อนการพัฒนาฐานข้อมูลนั้น หน่วยงานอาจจะมีข้อมูลกระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ไม่สามารถค้นหามาใช้งานได้สะดวก ยิ่งถ้าหากข้อมูลยังคงบันทำอยู่บนกระดาษ การจะนำข้อมูลมาคำนวณย่อมต้องเสียเวลาบันทึกข้อมูลไปอีก เมื่อจัดทำฐานข้อมูลแล้ว ผู้ใช้ย่อมค้นข้อมูลได้สะดวกขึ้น ค้นได้แล้วก็นำข้อมูลไปใช้คำนวณได้ทันที
8. ป้องกันการสูญหายของข้อมูล หรือฐานข้อมูลถูกทำลาย ฐานข้อมูลจะมีโปรแกรมสำหรับนำข้อมูลที่ถูกยกเลิกหรือเปลี่ยนแปลงกลับเป็นอย่างเดิมได้ นอกจากนั้นยังมีระบบการป้องกันการถูกทำลายของฐานข้อมูล จึงทำให้ฐานข้อมูลอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้และมีข้อมูลครบถ้วนอยู่ตลอดเวลา
9.เกิดการประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศ การมีฐานข้อมูลในหน่วยงานย่อมเป็นสิ่งที่ดีสำหรับ การสร้างระบบสารสนเทศต่างๆ เพื่อจัดทำรายงานที่จำเป็นสำหรับเสนอผู้บริหาร ถ้าหากไม่มีฐานข้อมูลแล้วระบบสารสนเทศย่อมสร้างไม่ได้
สรุป "ฐานข้อมูล" เป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานต่างๆ เพื่อจัดเก็บ บันทึก และใช้งานข้อมูล ฐานข้อมูลช่วยให้หน่วยงานสามารถสร้างระบบสารสนเทศสำหรับจัดทำรายงานให้ผู้บริหารใช้ได้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น